Na Coluna Gestão Inovadora deste mês, Christian Rocha Coelho traz dicas (e uma planilha) para ajudar a gerenciar seu dia na escola
Sempre ouvi falar que depois dos 20 anos o tempo passa voando, meses transformam-se em anos, que viram décadas e quando nos damos conta e olhamos para trás, reclamamos que a vida é curta demais e nos indagamos: Por que temos a sensação de que o tempo passa rápido demais?
É porque gastamos o tempo em atividades que não estão relacionadas aos nossos objetivos, sonhos e missão de vida. Em uma grande parcela do tempo não fazemos nada significativo. Pense e responda: Neste semestre, quais atividades você realizou que realmente fizeram a diferença?
Durante o dia, perdemos muito tempo com tarefas circunstanciais, isto é, atividades que somos levados a fazer em função de situações que independem da nossa vontade, como atender as famílias, os alunos e os colaboradores sem hora marcada e ser interrompido inúmeras vezes para responder a perguntas ou consultas.
Ainda pior é passar o tempo resolvendo urgências que, se não forem executadas imediatamente, irão gerar algum tipo de problema.
Sensação de salvador da pátria
É comum existirem pessoas que se alimentam de atividades urgentes, uma vez que estas, quando resolvidas, deixam a sensação ilusória e pontual de salvador da pátria e super-herói, pois alimentam o ego e melhoram a autoestima.
Porém, com o passar do tempo, além do prejuízo à saúde, deixa a sequela da sensação de missão não cumprida e ocasiona falhas na gestão de processos devido à centralização e perda de autonomia do grupo.
O que é realmente importante são as ações que trazem resultados efetivos para a nossa vida. Ações feitas hoje que fazem a diferença no trabalho, na vida pessoal e para as pessoas que vivem conosco. Algumas atitudes podem contribuir para melhorar a gestão de tempo e reduzir as atividades urgentes e circunstanciais:
Aumentar as atividades importantes
• Inicie a montagem da sua agenda semanal com as atividades essenciais e mais relevantes. Somente depois complete a planilha com as demais tarefas.
• Utilize o Google Agenda, calendário on-line oferecido gratuitamente pela empresa. Disponível em uma interface web, é possível adicionar, controlar eventos, compromissos, compartilhar a programação com outras pessoas, agregar à sua agenda diversas agendas públicas, entre outras funcionalidades.
• Sempre coloque um prazo com data marcada para finalização da atividade importante.
Reduzir as atividades urgentes
• Foque na estruturação do departamento. Uma equipe mais organizada tende a errar menos e, consequentemente, gerar menos atividades emergenciais. Para isso, é importante definir a descrição de funções dos colaboradores e um organograma de responsabilidades.
• Realize reuniões periódicas de monitoramento com seu time para analisar os resultados das ações, efetuar um checklist e propiciar um feedback diretivo.
Reduzir as atividades circunstanciais
• Cuidado com o excesso de centralização, delegue as atividades menos relevantes e operacionais.
• Aprenda a dizer não! Evite assumir responsabilidades que não dará conta e de ser interrompido durante as atividades importantes.
Planilha de gerenciamento de tempo semanal
A planilha de gerenciamento de tempo tem a finalidade de auxiliar na organização da semana por meio da visualização e do controle de tarefas e funções.
Para que auxilie na redução de interrupções do trabalho dos líderes da instituição (direção, coordenação e orientação) pelas famílias e pelos próprios colaboradores, confeccione a planilha e compartilhe com a recepção da escola.
A planilha remete apenas às funções mais importantes, com o objetivo de criar uma rotina que melhore a organização. Os demais horários podem ser utilizados para realizar as atividades circunstanciais e emergenciais.
Exemplo de planilha de calendário semanal de horários fixos da coordenação
• Peça para a recepção priorizar os agendamentos das famílias nos horários determinados na planilha.
• Geralmente, os problemas aparecem no início de cada período (ex.: falta de professores), por isso, evite marcar tarefas importantes neste horário.
• Foque em assistir às aulas para compreender como o trabalho do professor é realizado.
• Reserve um tempo para o coaching individual a fim de propiciar uma escuta ativa e auxiliar professores com dificuldades e necessidades específicas.
Empresário e CEO do Grupo Rabbit Educação, um ecossistema composto por empresas voltadas ao mercado educacional especializadas em gestão, treinamento e comunicação educacional para mais de 1.500 estabelecimentos de ensino em todo o Brasil.
