Na Coluna Gestão Inovadora de fevereiro, Christian Rocha Coelho traz considerações sobre a importância da rotina
Uma rotina bem estabelecida possibilita que os líderes saibam o que esperar a cada dia, o que aumenta a previsibilidade e a segurança no ambiente de trabalho.
Também permite que se concentre em suas tarefas sem distrações desnecessárias. Isso leva a uma utilização mais eficiente do tempo, o que amplia a produtividade e, consequentemente, a rentabilidade da escola.
Para criar o calendário, sugerimos a utilização da Google Calendar que é um serviço de calendário on-line oferecido gratuitamente pela empresa Google. Disponível em uma interface web, é possível adicionar, controlar eventos, compromissos e compartilhar a programação com outras pessoas. Para alcançar os resultados esperados, é importante seguir as orientações abaixo:
Horários fixos – inicie a montagem do calendário com as reuniões mais importantes que não devem ser canceladas. A direção deve priorizar as reuniões com a coordenação, secretaria, financeiro e vendas. Enquanto a coordenação tem que dispor de horários fixos para assistir as aulas que não precisam ser realizadas em todo o seu periódico. Algumas vezes, pode assistir o início e em outros o médio e o fim das aulas.
- O ideal é que a periodicidade das reuniões seja semanal ou, no máximo, quinzenais.
- Depois das atividades importantes, acrescente as demais tarefas da sua semana.
- Deixe espaços para gestão de crise e atividades esporádicas.
- Torne a planilha pública para que todos saibam a rotina dos líderes e tente enviar as interrupções.
Reuniões de conselho – uma vez por semana é importante que os mantenedores e diretores se reúnam para debater temas estratégicos e os assuntos que não devem ser discutidos junto aos colaboradores.
Disciplina – No início, é normal ter dificuldade em cumprir as atribuições nos horários estabelecidos. Normalmente, realizamos nos primeiros meses cerca de 50% da programação, que melhorará com o passar do tempo quando os resultados positivos forem comprovados. É muito raro cumprir todas as tarefas determinadas devido à ocorrência de atividades emergenciais, como uma conversa com um pai nervoso, uma demissão não esperada ou um problema particular. O ideal é atingir 70% a 80% das metas.
Início dos períodos – Geralmente, os problemas aparecem no início de cada período (ex.: falta de professores), por isso evite marcar tarefas nesses horários.
Aprenda a dizer não – Peça para os colaboradores não interromperem os líderes nos horários fixos. Sempre que possível, agende as reuniões com os pais e professores com horário de início e término.
Priorização – O nível de importância muda de pessoa para pessoa, mas é necessário privilegiar as reuniões de monitoramento, assistir às aulas e atender aos pais.
Calendário mensal – Algumas pessoas possuem muitas atividades sazonais durante o mês, com rotinas bem diferentes em cada semana. Para esse perfil de funções o melhor é criar um calendário mensal.
Empresário e CEO do Grupo Rabbit Educação, um ecossistema composto por empresas voltadas ao mercado educacional especializadas em gestão, treinamento e comunicação educacional para mais de 1.500 estabelecimentos de ensino em todo o Brasil.
