Reforma Tributária, inadimplência e comunicação com famílias colocam planejamento e processos no centro das decisões das instituições de ensino
A gestão educacional enfrenta mudanças que exigem planejamento financeiro, revisão de procedimentos e integração entre diferentes áreas das instituições de ensino. A preparação para a Reforma Tributária, a necessidade de reduzir a inadimplência e os desafios da comunicação com as famílias mostram que a sustentabilidade da operação depende de decisões que vão além da adoção de novas tecnologias. Esses temas estiveram entre os destaques das apresentações voltadas ao setor educacional durante o Universo TOTVS 2026, em São Paulo.
Nas sessões da Track 5, especialistas discutiram os efeitos da transição tributária sobre a formação de preços, os contratos educacionais e a emissão de notas fiscais para a Educação. Também apresentaram estratégias para organizar cobranças, ampliar as opções de pagamento e acompanhar indicadores financeiros. As discussões evidenciaram que as instituições precisam antecipar mudanças, revisar processos e preparar as equipes para lidar com novas exigências sem comprometer a rotina administrativa.
A comunicação com estudantes e responsáveis e o uso de inteligência artificial também entraram na programação. As novidades apresentadas incluem recursos para redigir mensagens, iniciar atendimentos e consultar informações dentro de sistemas de gestão. Embora possam facilitar o trabalho das equipes, essas ferramentas exigem critérios claros de utilização, proteção dos dados e acompanhamento das interações com a comunidade acadêmica.
A programação também apresentou mudanças no TOTVS Educacional, como a separação entre tabela de preços e matriz curricular, o boleto híbrido com Pix e a previsão de chegada do TOTVS Pay ao segmento em 2027. As soluções ampliam as opções para organizar cobranças e pagamentos, mas precisam ser avaliadas conforme os custos e os processos de cada instituição.
Em paralelo, ocorreu a quinta edição do Prêmio TOTVS Brasil que faz. A Universidade Ceuma venceu a categoria Educacional. A premiação recebeu mais de 770 cases de empresas de diferentes regiões do país, avaliados por especialistas segundo critérios como digitalização, inovação, ganhos operacionais e impacto financeiro. A cerimônia completa pode ser vista on demand neste link.
Fotos: Divulgação
Reforma Tributária exige revisão de preços e contratos
Na Track 5, Cristiane Fractal e Irene Paixão, da TOTVS, alertaram para o descompasso entre o calendário tributário e o planejamento das instituições. As mensalidades de 2027 já estão em definição, enquanto os gestores precisam acompanhar as regras da transição e avaliar possíveis efeitos sobre preços, contratos e fluxo de caixa.
As especialistas recomendaram revisar os contratos com apoio do jurídico, especialmente para esclarecer como eventuais mudanças tributárias poderão afetar os valores cobrados. Também destacaram a necessidade de manter cadastros atualizados e observar as obrigações de emissão de notas fiscais, inclusive em instituições imunes ou isentas. Nos cursos a distância, o endereço do estudante pode ser relevante para determinar o município relacionado à tributação.
A adequação exige integração entre as áreas fiscal, financeira e tecnológica. “Reforma tributária é uma reforma tecnológica, porque sem tecnologia não dá para operacionalizar a reforma tributária”, afirmou Irene Paixão, Product Manager da TOTVS.
A mudança também altera o papel dos sistemas na apuração fiscal. “E o sistema, ele deixa de ser um apurador e passa a ser um conciliador”, explicou Irene, ao abordar a adaptação das ferramentas às novas rotinas de IBS e CBS. Para as instituições, a transição demanda testes, conferência de dados e revisão dos procedimentos antes da entrada em vigor das novas exigências.
Cristiane destacou a importância de aproveitar esse período para identificar falhas. “Esse é um ano de teste. É o ano para dar errado”, afirmou. A orientação é corrigir problemas durante a preparação, reduzindo o risco de dificuldades operacionais na implementação das novas regras.
Fotos: divulgação
Inadimplência e comunicação dependem de processos consistentes
A inadimplência também exige acompanhamento contínuo e previsibilidade financeira. Em uma escola fictícia com 500 alunos e faturamento mensal de R$ 750 mil, um índice de inadimplência de 20% representa R$ 150 mil não recebidos por mês, ou R$ 1,8 milhão ao longo de um ano. “Eles não enfrentam um problema de falta de alunos, eles enfrentam um problema de falta de previsibilidade financeira”, afirmou Cristopher Morais, gerente da TOTVS.
A estratégia de cobrança apresentada prevê lembretes antes do vencimento e contatos escalonados após o atraso, por canais como e-mail, SMS, aplicativos, telefone e WhatsApp. A escolha dos meios e a frequência das mensagens precisam seguir uma política definida, evitando a saturação dos responsáveis. A automação pode organizar esse fluxo, mas depende de processos consistentes e de acompanhamento dos resultados.
Dados de um levantamento da Sponte com sua própria base de clientes ilustram a diferença entre os níveis de organização da cobrança. Instituições em estágio inicial registram inadimplência acumulada de 15% a 22% ao fim do ano, enquanto aquelas com melhor desempenho ficam entre 2% e 5%. “É porque ao longo do ano, você gerou uma cultura nas famílias de não ter atraso”, explicou Cristopher. Adriana Cristina Lefchak Mackievicz, gerente da TOTVS, reforçou a importância da gestão: “Mas o sistema sozinho, o software sozinho, ele não faz milagre. Então é preciso ter processos e políticas”.
A comunicação com estudantes e responsáveis também esteve entre os temas da programação. Andrea Lustosa, Product Owner da TOTVS, destacou a necessidade de clareza no relacionamento entre instituições e famílias: “A escola e a família, elas precisam ter essa comunicação de uma forma muito clara. Então, ela precisa ser transparente.” A segmentação das mensagens por público e etapa da jornada pode ajudar as equipes a tornar os contatos mais pertinentes.
No Meu eduCONNECT, as novidades incluem recursos de inteligência artificial para redigir e revisar mensagens e um assistente conversacional em versão beta, integrado à sala de atendimento. O acesso ao assistente depende de solicitação e aceite de um termo, e seu funcionamento é restrito à funcionalidade, com permissões e mecanismos de auditoria. A proposta é apoiar as equipes sem eliminar a necessidade de supervisão e de critérios claros para o uso da tecnologia.
As discussões do Universo TOTVS 2026 reforçam que a modernização da gestão educacional depende da articulação entre tecnologia, planejamento e processos bem definidos. Para as instituições de ensino, antecipar mudanças tributárias, acompanhar indicadores financeiros e estabelecer critérios para a comunicação com as famílias são medidas essenciais para tornar a operação mais previsível e sustentável.
